Um versandbereite Aufträge an DHL zu übergeben, gibt es übrigens zwei Möglichkeiten. Der unserer Meinung nach aktuell bessere Weg für eine größere Anzahl von Sendungen pro Tag ist dementsprechend eindeutig die Softwärelösung EASYLOG von DHL. Im Folgenden von uns als DHL-Easylog bezeichnet.

Diese wird dazu auf Rechner vor Ort als Einzelplatz- oder Netzwerklösung installiert. Support für DHL-Easylog wird also von DHL selbst gewährleistet. Weitere Infos erhalten sie folglich unter https://www.dhl.de/de/paket/geschaeftskunden/verpackung-versand/versandsoftware.html.

Für die DHL-Weblösung INTRASHIP stellt YES-System ebenso eine Exportfunktion bereit.

Konfiguration von EASYLOG für den Import von YES-System-Auftragsdaten

Um es gleich vorweg zu sagen: Es gibt kein DHL-EASYLOG-Importdateiformat!!!

Das heißt, dass Versandvorbereitungssysteme wie YES-System zwar eine Datei für den Import in EASYLOG erstellen, EASYLOG hierfür jedoch angepaßt werden muss, um diese Daten auch zu verstehen. Diesen Prozess zeigen wir Ihnen im Folgenden hierzu:

Versandabschluß

Beim Versandabschluß in YES-System werden zudem diverse Dateien in die Versandhistorie geschrieben. Abhängig davon, ob Pakete auch ins Ausland gehen, wird eine Datei mit Namen “easylog2-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für die deutschen Pakete erstellt. Sowie im Bedarfsfall eine Datei mit dem Namen “easylog-<Zahlen- & Buchstabensalat>.csv” für ausländische Pakete. Wir behandeln zunächst die Datei mit dem Anfang “easylog2…” für in Deutschland bleibende Pakete.

Klicken Sie auf den Namen der Datei, wird ihr Inhalt angezeigt. Der sieht dann zum Beispiel für einen einzelnen Eintrag so aus:

O294P0T1910970002||1|01|110|EUR|Wilfried Tester|||teststr.25||12345|hamburg|DE|testkaeufer@yes4trade.de|40,00|1|4|Re-Nr: 294 1 x [135] Glasvase Mondeo in rot

Eine Zeile in dieser Datei bildet jeweils einen Datensatz, also einen Versandauftrag. Wie in einer Tabelle sind folglich einzelne Abschnitte zwischen senkrechten Trennstrichen eine einzelne Information.

Gut zu erkennen ist zum Beispiel der Name und die Adresse. Weiterhin Email, Ihre Rechnungsnummer, die Artikelnummer mit Artikelnamen. Die beiden “1” im dritten und vierten Feld bedeuten demzufolge die Paketanzahl und das Zielland (1=BRD). Die 110 im fünften Feld steht hingegen für ein normales Paket.

Versandhistorie

Nach diesem kleinen Ausflug zu Ihrer Information kommen Sie mit dem Browser-Button “Zurück” dann wieder zurück zur Versandhistorie. Die Datei wird jetzt also heruntergeladen auf Ihren Rechner mit einem Klick der rechten Maustaste auf das kleine Symbol am Anfang der Dateizeile. Im Browserkontextmenü wählen Sie zum Beispiel bei Firefox und Internet Explorer “Ziel speichern unter…” und platzieren die Datei in einem Ordner. Den Sie dadurch später auch einfach und schnell wieder finden.

Hinweis: Es empfiehlt sich, für Ihre tägliche Arbeit einen Ordner für diesen Zweck zu erstellen, da hier auch Protokollierungsdateien (Log-Files) der DHL-EASYLOG-Software abgelegt werden.

Wenn Sie in der Versandhistorie mehrere Dateien mit dem Anfang “easylog2…” sehen, laden Sie alle nacheinander herunter in das gleiche Verzeichnis. Durch den kryptischen Zahlen- und Buchstabensalat im Dateinamen wird also verhindert, dass andere Dateien damit überschrieben werden. Und somit eine versandlogistische Katastrophe bei Ihnen auslösen.

Vorbeiten von DHL-EASYLOG zum Datenimport

Ist das DHL-Programm EASYLOG optimal konfiguiert, können Dateien bereits beim Öffnen importiert (“Polling”) und Etiketten ausgedruckt werden, ohne dass ein weiterer Klick vom Anwender erforderlich ist. Diesem Automatismus sollte aber erst langsames Einstellen und gründliches Testen vorausgehen.

Zum Importieren der YES-System-Dateien muss daher ein Importfilter für Polling erstellt werden. Dazu klicken Sie in DHL-EASYLOG im Menü auf >>System >>Pollingeinstellungen. Es öffnet sich demzufolge die “Polling-Übersicht”. Zum Testen sollten die Optionen links dementsprechend das automatische Einlesen (“Polling”) der Dateien vermeiden. Das passiert beispielsweise durch Auswahl von “Import” und auf der rechten Seite “Druckerdialog ausschalten”.

Weiter gehts durch Klick auf das Buchsymbol oben rechts (Pfeil im zweiten Bild oben). Nun öffnet sich eine weiße Fläche, in der später Ihre verschiedenen Import-Profile aufgelistet sind. Ob sich dort bereits ein Profil befindet oder nicht ist nicht wichtig. Sie legen mit einem rechten Mausklick auf die weiße Fläche und der Wahl “Neu” ein neues Profil an. Es öffnet sich das Fenster “Polling-Einstellungen”.

Im oberen Teil werden nun Dateipfade und -namen sowie Datenformate der zu importierenden Datei festgelegt. Weiter unten werden die einzelnen Felder aus der Importdatei den dazu passenden Feldern von EASYLOG zugeordnet.

Zuordnungsfelder

• • Bezeichnung: zum Beispiel “YES-System-Paket Deutschland”
  • Datenquelle: meint das Format und die Anordnung der Quelldaten aus YES-System – “ASCII Zeichengetr Datei (*.*)”
  • Tabellenname: meint Ihre YES-System-Datei. Wählen Sie in dem Ordner auf Ihrer Festplatte eine von Ihren YES-System-Export-Dateien namens “easylog2….csv” aus, in den Sie vorhin die Datei oder mehrere Dateien heruntergeladen haben. Mit der Schaltfläche “[…]” suchen Sie die richtige Datei auf Ihrem Rechner oder in Ihrem Firmennetzwerk. Danach können Sie sich den Inhalt der Datei mit der Lupen-Schaltfläche anschauen.
  • Platzhalter (Counter) benutzen: Auswählen! Später beim Testimport wird eine Zeichenfolge abgefragt, damit künftig nicht immer die Datei mit dem identischen Dateinamen eingelesen wird, sondern der Buchstaben- & Zahlensalat ignoriert wird.

• Optionen-Schaltfläche (Button): Hier können die Standardeinstellungen übernommen werden, außer ganz unten.

Hier muss EASYLOG lernen, wie YES4trde die einzelnen Teilinformationen voneinander getrennt hat, hier nämlich mit einem “|”. Auf einer Windows-Tastatur erreichen Sie das Zeichen meistens auf der Taste “<” bzw. “>” neben der linken “Shift”-Taste. Diese wird angesprochen mit “Alt Gr” + “<“. Sonst können Sie das Zeichen auch oben in diesem Artikel aus dem “easylog2…csv”-Demo-Dateitext herauskopieren. Abschließen Ihrer Bearbeitung erfolgt wie immer mit “Speichern”.

Zuordnung Importdatenfelder zu Easylogfeldern

Nun geht es zur Zuweisung Ihrer Import-Datenfelder zu EASYLOG-Feldern. Unten unter “Zuweisung der Felder” sehen sie auf der linken Seite untereinander die Daten, die DHL-EASYLOG benötigt, um einen korrekten Versandauftrag anzulegen. Auf der rechten Seite unter “Quelldatenfelder” symbolisieren Ordnersymbole mit Ziffern durchnummerierte Datenfelder. Die in Ihrer YES-System-Exportdatei standen. Also alle Datenfelder, die jeweils durch das Trennzeichen “|” voneinander abgetrennt sind.

Viele Felder können Sie bei Easylog frei lassen. Andere sind unbedingt benötigt. Ist der Haken bei einem EASYLOG Feld gesetzt, kann dort ein fester Eintrag als erzwungene Vorbelegung eingetragen werden. Ist dieser Haken nicht gesetzt, erfolgt die Zuordnung durch Ziehen der Ordnersymbole von der rechten Seite auf den weißen passenden Feldeintrag. Dazu wird das gewünschte Ordnersymbol mit der linken Maustaste festgehalten und auf das weiße Feld geschoben. Dann wird es losgelassen.

Wurden alle notwendigen Angaben von Ihnen eingepflegt, können Sie Ihre Eingaben mit dem Button “Test” ganz unten auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit prüfen. Vor der Ergebnisanzeige fragt YES noch nach Platzhalterzeichen für Importdateien. Sind diese wie im Bild zu sehen eingetragen, erscheint eine kleine Übersicht, wie Ihre YES-System-Importdaten EASYLOG-Feldern zugeordnet wurden. Wenn Sie sich vorher in YES-System verschiedene Versandvarianten zurechtgelegt haben, können Sie hier resultierende Unterschiede und, ob diese richtig von Ihnen zugeordnet wurden, ganz gut erkennen.

Wenn Sie Fehler in dieser Beschreibung entdecken, melden Sie uns diese bitte umgehend!!!

Es kann immer sein, dass sich Neuerungen und Erweiterungen sowie Aktualisierungen nicht sofort hier niederschlagen.

Wenn Sie der Meinung sind, das alles in Ordnung  ist, SPEICHERN Sie bitte ihre Konfiguration. Dort geben Sie dann nochmal endgültig den Platzhalter an. Sie landen dann wieder in dem Fenster “Polling-Übersicht”, wo Sie mit dem Button “Start” den manuellen Import starten können. Wenn Sie danach das Fenster schließen, finden Sie die importierten Datensätze im EASYLOG-Menü unter >>Daten >>offene Polling-Sendungen…

Ist alles OK, kann im Fenster “Polling-Übersicht” im Menü unter >>System >>Polling-Einstellungen auf “teilautomatisch” oder “vollautomatisch” sowie auf der rechten Seite auf “Automatischer Start” umgestellt werden. So werden Ihre Dateien sofort bei Programmstart eingelesen oder sofort, wenn diese nach Programmstart in den dazu bestimmten Ordner abgelegt werden. EASYLOG löscht Ihre YES-System-Exportdateien sofort nach dem Importieren automatisch. Sie sollten unten die LOG-Datei-Aufzeichnung aktivieren. So vollziehen Sie später leicht nach, welche Pakete in EASYLOG wann und wie importiert wurden.

Aktuelles Verfahren für ausländischen Versand:

Da viele Kunden den Wunsch haben, gerade ausländische Pakete entweder über einen anderen Dienstleister zu senden oder bei der Zuweisung zur gewählten Paketart bzw. der damit verbundenen Dienstleistung selber Hand anzulegen, legen diese häufig ein zweites YES-System-Exportformat an, das getrennt von der ersten Datei eingelesen wird. Sprechen Sie uns hierfür gern direkt an, um die beste Lösung für Ihre Handelsstruktur im Gespräch zu finden.