Versandmanagement mit Versandabwicklung

Die globale prozessgesteuerte Versandabwicklung des YES-Systems.

Das YES-System entscheidet für Sie anhand der Gegebenheiten über eine Versandfreigabe. je nach Auftragsstatus, hinterlegter Bezahlmethode ist ein Auftrag ffür den Versand frei gegeben oder nicht.

Denn wer will schon manuell entscheiden, welche Aufträge versendet werden dürfen?

Vor allem in einem wachsenden Handelsunternehmen. Rechnungen, Lieferscheine, Pack- und Greiflisten von Hand erzeugen und dann vielleicht noch alle Adressen händisch in Etikettensoftware eintragen?!? Kunden, Partner, Marktplätze informieren und nun noch alles im System dokumentieren – etwa händisch!?
Möglichst noch in Ihrer Hauptsaison?

Niemand!

Das geht viel einfacher und besser.

Alle Schritte sind im Versandmanagement protokolliert. Zum Kunden, im Auftrag, zum Artikel – jederzeit über alles Wichtige informiert. Diese Daten stehen Ihnen solange zur Verfügung, wie Sie die brauchen.

 

Das YES-System arbeitet linear

Aus A und B ergibt sich C.
Alle Bereiche Ihrer Unternehmensverwaltung stehen zu einander in Abhängigkeit.
Aus jedem Ereignis wird ein weiterer, optimal passender Arbeitsschritt initiiert.

Diese integrierte Prozesssteuerung im gesamten Versandmanagement macht Ihre Arbeit effektiver. Damit steigert sie somit Ihre Effizienz maßgeblich!

Daher läuft ebenfalls Ihre Auftragsbearbeitung in YES-System automatisiert ab.

Das heißt für Ihren Versand:

Sind alle Voraussetzungen erfüllt, gibt YES den Auftrag für das Versandmodul frei. In der Versandabwicklung bestimmen Sie passende Logistiker sowie weitere wichtige Angaben. Solche, die nicht in Ihren Stammdaten hinterlegt sind. Sowie solche, die für den Versand hinterlegt werden (zum Beispiel Kommentare, Teillieferungen, …).
So haben Sie sofort stets alle Informationen vom Versandmanagement im Blick.

Im Versandmodul generiert YES-System entsprechend automatisch mit Ihrem Versandabschluss  die Dokumente. Mit anderen Worten Rechnungen, Reklamationsscheine, Lieferscheine, Pack- und Picklisten. Für Ihre Logistiker und deren Etikettensoftware zudem weitere. Je nachdem mit Exportdateien für GLS Gepard Connect, DHL EasyLog, Hermes, DPD DelisPrint, UPS Worldship oder DHL Internetmarke. Des Weiteren erstellen Sie dieseDokumente optional per Klick manuell.

Ihr Vorteil manueller Erstellung liegt dabei, dass Sie den Versandabschluss nur mit den Aufträgen durchführen, die am selben Tag rausgehen. Als letzten Schritt zudem.

Über das spezielle Scanner-Modul geben Sie nicht verpackte Aufträge schnell und einfach vom Versandabschluss zurück zur Versandvorbereitung. So dass diese zum nächsten Versand vorliegen.

Nach Versandabschluss und Import der Abschlusslisten aus dem jeweiligen Etikettenprogramm, werden Marktplätze * sowie Ihre Kunden per E-Mail zum Versand benachrichtigt mitsamt Paketnummern.

* (eBay und Amazon)

Parallel erfolgt des Weiteren die physikalische Bestandsbuchung.

Hat ein Auftrag den Versand durchlaufen, wird ihm je nach Ausgangssituation, dem Auftrag einer neuer Status zugeordnet, zum Beispiel “abgeschlossen” oder “Versand im voraus erfolgt”. Bei dem Status “Versand im voraus erfolgt” erwartet YES einen Zahlungseingang. Durch diesen Geldeingang erfolgt dann “abgeschlossen” als Status. Dies überwacht folglich Ihr automatisches Mahnwesen.

Das YES-System schreibt Sicherheit groß !

Ein Auftrag, der einmal über den Versand lief oder per Warenausgabe abgewickelt ist, kann nicht noch einmal darüber laufen.
YES-System verhindert dies und schützt Sie sowie Ihr Unternehmen vor Fehlern, die aus falscher Arbeitsweise entstehen.

Sie haben unterschiedliche Möglichkeiten Ihren Versand durchzuführen

• Auftragsbezogen (Boxen)
  • Kommissionieren Sie genau einen Auftrag
• Sammelkommissionierung
  • Kommissionieren Sie beliebig viele Aufträge gleichzeitig

Der Prozess zum Versandabschluss – kurz und knapp:

1. YES erzeugt die Exportdatei (CSV) mit den Daten der Aufträge
2. YES importiert sie in die Etikettensoftware und erzeugt daraufhin Etiketten
3. Mit dem Tagesabschluss in der Etikettensoftware Ihres Logistikers erstellt YES-System eine Datei. Die neben Ihren Auftragsnummern auch von Ihnen erzeugte Paketnummern beinhaltet
4. Diese Datei importiert YES-System in die Versandabwicklung. Erfolg oder Misserfolg sehen Sie im Header der Ergebnisseite
5. Nun können Ihre Versandmeldungen “direkt” aus YES-System an die Marktplätze (Ebay + Amazon) und an Ihre Kunden (Shop, Ladenverkauf, …) verschickt werden

Eigenschaften des YES-System-Versands:

Versandkosten können Sie in YES-System ganz pauschal angeben. Zum Beispiel, dass alle Produkte mit € 5,- Aufpreis versandt rausgehen.
Komplexer wird die Versandthematik dann schon mit Auslandsversand in verschiedene Zonen (EU, Europa, USA, etc.). Aus Erfahrungen mit unseren Händler wissen wir zum Beispiel das Thema “Versand in die Schweiz” zu respektieren.

Die YES-System Versandkostenmatrix ist aus diesen Erfahrungen erwachsen und kann selbst komplexe Versandkostenberechnungen ermöglichen. Produkte die stark in Gewicht oder auch im Volumengewicht variieren, verschiedene Versanddienstleister für einen Auftrag, und, und, und.

Anders als bei der freien Gestaltung im Webshop oder der telefonischen Auftragsannahme kann das Thema Versandkosten durch Vorgaben der externen Marktplätze ganz anders aussehen. Bei Ebay beispielsweise gibt es Vorgaben zu Versandkostenhöhen bei bestimmten Warengruppen und Artikel ohne Versandkosten werden häufig besser promotet. YES-System bietet Ihnen als Händler dazu sogar eine eigene Versandkostenmatrix. Diese entsprechen somit Vorgaben des jeweiligen Marktplatzes. Dadurch automatisiert YES Ihren jeweiligen Sammlerartikel, der damit zugeordnet werden kann.

Zugangsberechtigungen ab und zu überprüfen

Je nach Unternehmensgröße sind die Ansprüche an Zugangsberechtigungen und verteilter Auftragsbearbeitung sehr wichtig. YES-System ermöglicht über sein Berechtigungskonzept eine strikte Teilung zwischen den Arbeitsschritten. Der reine Zugang zum Versandmodul und dort auch nur zu bestimmten Funktionalitäten beugt Fehlern und auch Betrug vor. Aber auch wenn man alleine eine höhere Stückzahl täglich verarbeiten muss, so wird man das Versandmodul schätzen. Es ermöglicht die Konzentration auf eine Art der Auftragsbearbeitung. So können zum Beispiel erst einmal alle neuen Aufträge auf besondere Ansprüche geprüft werden oder/und Zahlungen den Aufträgen zugewiesen werden. Zu einem anderen Zeitpunkt und an an einem anderen Ort ermöglicht das Versandmodul dann die effiziente Abarbeitung der anstehenden Versandaufträge.
So wird die Arbeitszeit effizient genutzt und Sie als Händler haben den Kopf frei für andere Tätigkeiten, zum Beispiel den Handel!

Wurde ein Auftrag versandt oder eine Warenausgabe veranlasst, wird Ihr Bestand entsprechend umgebucht: von reserviert zur physikalischen Ausbuchung. Danach wird alles Wichtige im Auftrag wie im Artikelstamm protokolliert (wer, wann, was).

Ein erneuter Versand kann aus diesem Auftrag nicht mehr generiert werden. Für erneuten Versand wird entweder eine Reklamation “Ersatzversand” oder ein neuer Auftrag angelegt. Nur so wird Transparenz und Sicherheit in der Auftragsbearbeitung gewährleistet. Doppelter oder mehrfacher Versand einer Ware aus einem Auftrag bleibt somit nicht jedem einzelnen Mitarbeiter überlassen. Sondern wird systembedingt gesteuert.

Auf alles vorbereitet und offen für Erweiterungen:

• Sie haben diverse Möglichkeiten Ihre Versandkosten automatisch berechnen zu lassen:WebShop, eBay, national, international, individuell, nach Gewicht, pauschal, nach Menge, Produkt spezifisch, …
• Zu allen großen Logistikdienstleistern (DHL, DPD, GLS, HERMES, … ) haben wir im Systemschnittstellen. Und wenn eine weitere benötigt wird, dann stellen wir Ihnen diese ebenfalls zur Verfügung.
• Gerade bei kleinern Unternehmen kann es einen erheblichen Zeitvorteil bedeuten, statt sich mit Packlisten lieber mit entsprechend modifizierten Versand-Etiketten des Logistikdienstleisters zu organisieren.
• Vielleicht besteht auch die Möglichkeit für ein Streckengeschäft (Dropshipping) oder die Kooperation mit einem Fullfilment-Anbieter.

Hier finden Sie viele wichtige Informationen zum Versandmanagement der Abteilung bezahlte Rechnungen.