Die Auftragsverwaltung ist übersichtlich und klar strukturiert sowie bis ins letzte Detail dokumentiert, sehen Sie immer, wer wann was machte. Alle Aufträge, Zahlungen, Reklamationen und Korrespondenz dazu finden sich ebenso wie gekaufte Artikel und welcher Status dafür gilt.
INFO:
Ihre YES-System-Auftragsbearbeitung ist zuerst ein mächtiges Werkzeug. Die komplette Darstellung sprengt demgemäß hier den Rahmen. Damit Sie schnell ein Gefühl für die vielen Fähigkeiten von YES-System bekommen, melden Sie sich am besten direkt zu einer Online-Vorführung oder zur Nutzung der kostenfreien Demoversion an.
Schauen Sie sich die wichtigsten Leistungsmerkmale der Auftragsbearbeitung im Detail an:
Informationen an einer Stelle
Alle Daten aus einem Topf…»
Prozessorientierung
Prozessorientiert! Mache Sie das, passiert das…»Sämtliche Aufträge haben Autragsstati, die Sie an vielen Stellen sehen. Dieser kann zum Beispiel “offen” lauten und auf Bezahlung warten. Oder er lautet “bezahlt”.
Im Unterschied zu anderen Auftragsbearbeitungen werden diese Zustände oder Stati nicht per Hand geändert. Sondern von Ihrem YES-System System nach Ihren Vorgaben angepasst.
Also immer gemäß Ihrer internen Prozessabläufe geändert. Trotzdem ist es im Rahmen der Berechtigungen auch möglich, in so einen Prozess einzugreifen. Um somit den Status manuell zu ändern.
Beispiele zur Auftragsbearbeitung
- Wird zum Beispiel eine vollständige Bezahlung einem Vorkasse-Auftrag zugeordnet, wechselt sein Status dank YES-Systems Regeln automatisch zu “bezahlt”. Danach stellt ihn das Versandmodul bereit. Nach dem Versand ordnet YES-System den Status “erledigt” zu.
- Ist ein Auftrag mit Zahlart “auf Rechnung” definiert, so wird er mit dem Status “offen” im Versandmodul sichtbar. Nach dem Versand führt ihn YES automatisch mit dem Status “Versand im Voraus erfolgt”.
Bei beiden Szenarien führt natürlich YES auch die Bestandsbuchungen aus sowie Protokollierungen zum Auftrag. Weiter aktualisiert es im Produkt wer, wann was geändert hat. Diese Automatismen sind an vielen Stellen im System zu finden. Sie nehmen Arbeit ab, beugen Fehlern vor und sorgen für Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Anders ist Teamarbeit nicht möglich.
Unbedingt lesen!
Lesen Sie bitte auch die „Kurzanleitung: Auftragserfassung„.
In dieser finden Sie weitere – sehr wichtige – Informationen zu Auftragsverwaltung in YES-System.
Einzelhandel
Einzelhandel…»Die integrierte Kasse (Scanner- und Auftragskasse) für Abholer / das eigene Ladengeschäft (Lagerverkauf) – als Teil des gesamten Handels. Die Warenausgabe – Funktion (Trennung des Zahlens und Abholens im Unternehmen – auch für getrennte Abteilungen) – für die Auftragskasse und protokollierter Warenausgabe aus dem Lager.
Zahlungsverkehr
Der Zahlungsverkehr/Abgleich…» Diese Datensätze lassen sich mit einem komfortablen halbautomatischen Zahlungsimportfilter zuordnen.
Angebote für Kunden
Angebote für die Kunden…»
Protokollierung Vorgänge
Eine einsehbare Protokollierung aller Vorgänge…»
Kundendienst
Kundendienst…»Komfortable automatisierte Kunden-, Auftrags- und Auktionsverwaltung bis hin zum Auftragsstorno mit Bestandskorrektur und natürlich den Reklamationen.
Bestellzusammenfassung
Bestellzusammenfassung – Nicht durcheinanderkommen!»
Nachbestellungen
Benachrichtigungen
Benachrichtigung…»Automatisches Versenden von frei zu gestaltenden automatisch erzeugten E-Mails. Rechnungsversand per E-Mail.
Suchmöglichkeiten
CRM-System (Customer Relationship Management) integriert
Integriertes CRM-System (Customer Relationship Management) …»
Kommunikation mit Ihrem Mailmaster
Kommunikation …. Der Mailmaster ist ihr Email-Programm und noch viel mehr…»
Reklamationabwicklung
Reklamationabwicklung als voll integrierter Prozess…»
Auftragssplitting
Aufträge kopieren
Aufträge kombinieren / zusammen fassen
Hat eine Kunde mehrere offene Aufträge im System, welche manuell oder über den Webshop entstanden sind. Daher nicht automatisch kombiniert wurden (wie z.B. bei eBay). Können sie diese manuell kombinieren. Rufen Sie sich dazu alle Aufträge des Kunden auf und wählen die zu kombinierenden aus. Unterhalb der Aufträge wählen Sie aus dem Auswahlmenü „Kombinieren“. Im nachfolgenden Fenster finden Sie eine Übersicht und können die Aufträge kombinieren. Die alten Aufträge werden dabei storniert und es ensteht automatisch eine neuer Auftrag zum Kunden. In diesem, wie in den stornierten Aufträgen ist der gesamte Vorgang protokolliert.
TIPP
Falsche Summen nach dem Kombinieren!?
Wenn man die Kundengruppe eines Kunden ändert und nun bereits erstellte Aufträge mit der „alten“ Kundengruppe zu einem neuen Auftrag kombinieren will, hat das System keine Chance die Summen korrekt zu berechnen.
Erklärung
Wenn man einem Kunden eine neue Kundengruppe gibt und einen neuen Auftrag erstellt, greifen die Konfigurationen dieser neuen – der aktuellen Kundengruppe.
Wenn man nun Aufträge kombiniert – zu einem neuen Auftrag und somit einen neuen Auftrag zum Kunden erstellt, berechnet das System beim kombinieren die Summen auf Basis dieser Kundengruppe. Wenn nun aber die „alten“ Aufträge einen andere Kundengruppe haben, als jene die aktuell beim Kunden hinterlegt ist, entstehen falsche Summenwerte.Vorgehen
Nachdem man nun einen neuen Auftrag erstellt hat, bei dem die Summenwerte nicht stimmen, kann man dieses mit wenigen Klicks korrigieren.1) Dem Kunden eine andere Kundengruppe geben, dann den neuen Auftrag neu aufrufen (F5).
Man erhält im Auftrag neben der Kundengruppe ein rotes Symbol (Ausrufungszeichen), welches anzeigt dass die Kundengruppe des Auftrags nicht mit der des Kunden übereinstimmt. Auf dieses Ausrufungszeichen kann man Klicken. Woraufhin sich ein kleines Fenster öffnet und man die Möglichkeit hat den Auftrag neu berechnen zu lassen.Siehe Beispiel
2) Anschließend gibt man dem Kunden wieder die Kundengruppe die er haben soll und wiederholt den Vorgang (F5 + neu berechnen) mit dem neuen Auftrag.
Nun stimmen die Summenwerte.
Übrigens … auf dem gleichen Weg kann man auch einen Auftrag von Brutto auf Netto setzen.
Teillieferung
Versandlogistik
Versandlogistik…» Trackingsnummern im Auftrag. Versandprotokollierung, Steuerung – nix geht raus, was nicht raus soll. Versandmeldungen an die Kunden und die Marktplätze. Jederzeit alle Informationen an einer Stelle. Über den Kunden, den Auftrag, die Paketnummern immer sofort über alle Vorgänge informiert!
Sendungsverfolgung direkt im Auftrag
Nach Versand der Aufträge und Übernahme der Paketnummern ins System, erscheint direkt im Auftrag das Symbol .
Ein Klick auf diese öffnet die Sendungsverfolgung des jeweiligen Logistikers (DHL, GLS, DPD, …) in einem neune Fenster.
Rabatte und Skonti
Rabatte / Skonti…» Sie können direkt in einem Auftrag / in der Scannerkasse einen Rabatt (Betrag oder Prozent-Wert) hinterlegen. Skonto und individuelle Zahlungsvereinbarungen werden direkt über die Kundengruppen gesteuert.
Auftragsübersicht
Hier sehen Sie die sofort nutzbaren Informationen und Funktionen der Auftragsbearbeitung aus der YES-System Auftragsübersicht.