Die Auftragsverwaltung ist übersichtlich und klar strukturiert sowie bis ins letzte Detail dokumentiert, sehen Sie immer, wer wann was machte. Alle Aufträge, Zahlungen, Reklamationen und Korrespondenz dazu finden sich ebenso wie gekaufte Artikel und welcher Status dafür gilt.
INFO:
Ihre YES-System-Auftragsbearbeitung ist zuerst ein mächtiges Werkzeug. Die komplette Darstellung sprengt demgemäß hier den Rahmen. Damit Sie schnell ein Gefühl für die vielen Fähigkeiten von YES-System bekommen, melden Sie sich am besten direkt zu einer Online-Vorführung oder zur Nutzung der kostenfreien Demoversion an.
Schauen Sie sich die wichtigsten Leistungsmerkmale der Auftragsbearbeitung im Detail an:
Informationen an einer Stelle
Alle Daten aus einem Topf…»Die zentrale Verwaltung Ihrer Daten ist eine Stärke von YES-System. Verkaufen Sie einen Artikel über die Ladenkasse, so finden Sie in der Auftragsliste diesen genauso wieder, als wenn der Kunde über Ebay oder den Großhandel gekommen ist. Viele andere Systeme erfordern erst eine teilweise manuelle Synchronisation verschiedener Datenbanken oder Dateiimporte. Dies ist aufwendig und für einen vernünftigen Arbeitsablauf tödlich. YES-System dokumentiert sämtliche Prozesse die im Zusammenhang mit einem Auftrag stehen. So wissen Sie immer, woher der Kunde gekommen ist und welchen Status der Auftrag hat.
Prozessorientierung
Prozessorientiert! Mache Sie das, passiert das…»Sämtliche Aufträge haben Autragsstati, die Sie an vielen Stellen sehen. Dieser kann zum Beispiel “offen” lauten und auf Bezahlung warten. Oder er lautet “bezahlt”.
Im Unterschied zu anderen Auftragsbearbeitungen werden diese Zustände oder Stati nicht per Hand geändert. Sondern von Ihrem YES-System System nach Ihren Vorgaben angepasst.
Also immer gemäß Ihrer internen Prozessabläufe geändert. Trotzdem ist es im Rahmen der Berechtigungen auch möglich, in so einen Prozess einzugreifen. Um somit den Status manuell zu ändern.
Beispiele zur Auftragsbearbeitung
- Wird zum Beispiel eine vollständige Bezahlung einem Vorkasse-Auftrag zugeordnet, wechselt sein Status dank YES-Systems Regeln automatisch zu “bezahlt”. Danach stellt ihn das Versandmodul bereit. Nach dem Versand ordnet YES-System den Status “erledigt” zu.
- Ist ein Auftrag mit Zahlart “auf Rechnung” definiert, so wird er mit dem Status “offen” im Versandmodul sichtbar. Nach dem Versand führt ihn YES automatisch mit dem Status “Versand im Voraus erfolgt”.
Bei beiden Szenarien führt natürlich YES auch die Bestandsbuchungen aus sowie Protokollierungen zum Auftrag. Weiter aktualisiert es im Produkt wer, wann was geändert hat. Diese Automatismen sind an vielen Stellen im System zu finden. Sie nehmen Arbeit ab, beugen Fehlern vor und sorgen für Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Anders ist Teamarbeit nicht möglich.
Unbedingt lesen!
Einzelhandel
Einzelhandel…»Die integrierte Kasse (Scanner- und Auftragskasse) für Abholer / das eigene Ladengeschäft (Lagerverkauf) – als Teil des gesamten Handels. Die Warenausgabe – Funktion (Trennung des Zahlens und Abholens im Unternehmen – auch für getrennte Abteilungen) – für die Auftragskasse und protokollierter Warenausgabe aus dem Lager.
Der Zahlungsverkehr/Abgleich…»Ab 10 Zahlungseingängen pro Tag wird es langsam unübersichtlich und da springt YES-System mit der Zahlungseingangsprüfung (ZEP) ein: Onlinebanking-Programme wie StarMoney oder viele Banking-Webseiten können per Export eine CSV-Datei mit den Kontoauszugsdaten erstellen. Diese Datensätze lassen sich mit einem komfortablen halbautomatischen Zahlungsimportfilter zuordnen.
In der Bearbeitungsmaske schlägt Ihnen YES-System passende Aufträge vor, die es anhand von Volltextsuchen Zahlungsdatensätzen zuzuordnen versucht. Es nutzt dazu Verwendungszweck, Auftragsnummer, Ebay-Nummern, Namen, Ortsangaben, Summen. Sie bestätigen oder korrigieren diese Auswahl.
Dieser Prozess berücksichtigt mehrere Teilzahlungen, unvollständige Zahlungen, Überzahlungen und vieles mehr. Zudem dokumentiert ihn natürlich YES-System in Ihren jeweiligen Aufträgen übersichtlich. Nach erfolgreicher Zahlungszuweisung wechselt der Bestellstatus von „offen“ in „bezahlt“. Hat der Auftrag den Status „bezahlt“, ist dieser danach automatisch „im Versandmodul“.
Angebote für die Kunden…»Persönliche Angebote sind Ausdruck einer besonderen Kundenbeziehung. Mit YES-System können Sie für einen angelegten Kunden ein Angebot erstellen und ihm dieses zum Beispiel als PDF-Anhang oder in der E-Mail selbst zukommen lassen. Wenn gewünscht, sind im PDF-Dokument Produktbilder automatisch enthalten. Sobald der Artikel ins Angebot gelangt, reserviert die Warenwirtschaft den Artikel. Und zwar so lange, bis der Kunde sich entschieden hat oder die maximale Angebotsbindefrist ausgelaufen ist. Die Bestandsübersicht zu einem Artikel, die an vielen Stellen im System, vermerkt diese Reservierung unter den laufenden Aufträgen. Die Nutzer wissen dann, dass diese Ware zwar physikalisch bei Ihnen im Lager liegt, aber zweckgebunden. Nimmt Ihr Kunde das Angebot an, schafft YES-System daraus per Klick einen Auftrag oder eine Rechnung.
Hinweis in eigener Sache:
Wir haben überlegt, ob wir die Angebotsannahme für den Kunden-Login im Webshop anbieten, so dass der Kunde das Angebot gleich über die Online-Zahlungsabwicklung einlösen kann, ohne einen Vertriebsmitarbeiter kontaktieren zu müssen. Bis jetzt kam kein Interesse aus unserem Kundenstamm für diese Funktion. Wenn Sie aber diese Funktion haben möchten, entwickeln wir diese für Sie. Brauchen Sie noch andere Funktionen, sprechen Sie uns an.
Eine einsehbare Protokollierung aller Vorgänge…»YES-System hat an mehreren Stellen eine Protokollierung der jeweiligen Vorgänge. So wie Sie in den Artikelstammdaten jedes noch so kleine Detail nachvollziehen können, was während der Artikel-Lebensdauer mit dem Artikel geschehen ist, so können Sie dies auch beim Auftrag sehen. So steht dort zum Beispiel, dass das System vollautomatisch dem Kunden beim Kauf über den Webshop die Auftragsbestätigung zugesandt hat.
Hat Ihr Kunde über Paymentanbieter wie zum Beispiel PayPal gezahlt, sind auch diese Daten hinterlegt. Hat der Kunde die Adresse korrigiert, auch dies. Bearbeiten Mitarbeiter im Vertrieb Preise nachträglich, weil sie Kunden noch Rabatte zusagten, wird mit Name der Mitarbeiter dokumentiert, was sie wann änderten.
Auch Kunden-Emails und die jeweiligen Antworten Ihrer Mitarbeiter werden über den Mailmaster in die Histroie mit eingespielt.Nur so können Sie bei Nachfragen und bei vielen verschiedenen Personen, die mit dem Auftragzu tun haben, nachvollziehen, wer was wann und wo gemacht hat. Und warum!
Kundendienst
Kundendienst…»Komfortable automatisierte Kunden-, Auftrags- und Auktionsverwaltung bis hin zum Auftragsstorno mit Bestandskorrektur und natürlich den Reklamationen.
Bestellzusammenfassung
Bestellzusammenfassung – Nicht durcheinanderkommen!»Der Kunde kauft über eBay zwei unterschiedliche Artikel. Beide Artikel werden als getrennte Aufträge an YES-System übergeben. Geht der Kunde nun durch die Kaufabwicklung von eBay, wird diese von YES-System ausgelesen. Die beiden bereits angelegten Aufträge werden storniert und es entsteht automatisch einer neuer Auftrag mit den aktualisierten Daten aus der eBay Kaufabwicklung.
Nachbestellungen
Kauft Ihr Kunde später einen weiteren Artikel – zum Beispiel im eigenen Webshop, fasst Ihr Kundendienst auch diesen Auftrag mit dem bisherigen zusammen, um letztendlich nur mit einem Auftrag zu arbeiten. Dadurch können Sie Aufträge eines Kunden aus allen Vertriebskanälen (Shop + Ebay + Amazon + Laden + Kundendienst) zu einem einzigen Auftrag zusammenfassen.
Benachrichtigungen
Benachrichtigung…»Automatisches Versenden von frei zu gestaltenden automatisch erzeugten E-Mails. Rechnungsversand per E-Mail.
Finden…» Umfangreiche Suchmöglichkeiten in der Auftragsverwaltung (Zeitraum, Namen, Ort, USt.-ID, Produkte, Beträge, Auktionsnnummer, Amazzon-IDs, Tranactions-Codes, …)
CRM-System (Customer Relationship Management) integriert
Integriertes CRM-System (Customer Relationship Management) …»Alle Informationen über einen Kunden per einfachen klick jederzeit verfügbar. Unser CRM System optimiert die Kommunikation mit Ihren Kunden. Es zeigt Ihnen jederzeit die vollständige Historie zum Kunden und/oder zur Auktion. Der gesamte E-Mail Verkehr, alle Anfragen Ihrer Kunden und Interessenten, alle Ihre dazu gehörenden Antworten und Notizen samt sämtlichen Bestellvorgängen werden in unserem CRM System organisiert gesammelt und stets direkt beim Kunden angezeigt.
Kommunikation mit Ihrem Mailmaster
Kommunikation …. Der Mailmaster ist ihr Email-Programm und noch viel mehr…»Der Mailmaster ist in YES-System komplett integriert und bringt eine Filterfunktionen mit, die sämtliche E-Mails den Kunden und/oder Aufträgen zuordnet. Aus dem Mailmaster können Sie dem Kunden antworten und bekommen schon in der Antworteingabemaske einen Überblick über den Auftrag und die bisherige Kommunikation. Jeder Mitarbeiter ist somit sofort über die bisherigen Vorgänge informiert.
Reklamationabwicklung
Reklamationabwicklung als voll integrierter Prozess…»Reklamationen sind für die Kunden die größten Ärgernisse und für Sie extrem teuer. Genau aus diesem Grund lässt YES-System eine schnelle und übersichtliche Reklamationabwicklung zu. Die Bearbeitungsmechanismen wurde durch viele leidvolle Erfahrungen entwickelt und optimiert. In der Praxis heißt das: Sie sehen sofort, was an dem Auftrag nicht stimmt. Die Dokumentation der einzelnen Schritte ist klar strukturiert und wird unter einer extra Reklamation-Bearbeitungsnummer zusammengefasst. zurück gesamte Ware wird beim Eingang dort genauso vermerkt wie Zusagen an den Kunden und der Status einer evtl. Rückzahlung an den Kunden. Sie wollen den Kunden behalten und YES-System macht Ihnen dies einfach.
Auftragssplitting…»Sie haben für einen Kunden einen Auftrag mit mehreren Positionen angelegt. Nun ist ein Teil der Ware noch nicht lieferbar und der Kunde holt die verfügbaren Artikel schon ab. Dann können Sie den Auftrag splitten und die ausgelieferten Positionen dort abrechnen. Die restlichen Positionen verbleiben beim Ursprungsauftrag mit dem Status offen.
Aufträge kopieren…»Sie möchten einen Auftrag des Kunden erneut erstellen? Kopieren Sie diesen doch einfach. Der neue Auftrag ist ein Kopie des Originals. Dieses wird auch in der Historie des neuen Auftrags vermerkt. Der einzige Unterschied, die Bezahlart. Ein kopierter Auftrag wird immer mit der Bezahlart Vorkasse erstellt.
Hat eine Kunde mehrere offene Aufträge im System, welche manuell oder über den Webshop entstanden sind. Daher nicht automatisch kombiniert wurden (wie z.B. bei eBay). Können sie diese manuell kombinieren. Rufen Sie sich dazu alle Aufträge des Kunden auf und wählen die zu kombinierenden aus. Unterhalb der Aufträge wählen Sie aus dem Auswahlmenü “Kombinieren”. Im nachfolgenden Fenster finden Sie eine Übersicht und können die Aufträge kombinieren. Die alten Aufträge werden dabei storniert und es ensteht automatisch eine neuer Auftrag zum Kunden. In diesem, wie in den stornierten Aufträgen ist der gesamte Vorgang protokolliert.
TIPP
Falsche Summen nach dem Kombinieren!?
Wenn man die Kundengruppe eines Kunden ändert und nun bereits erstellte Aufträge mit der “alten” Kundengruppe zu einem neuen Auftrag kombinieren will, hat das System keine Chance die Summen korrekt zu berechnen.
Erklärung
Wenn man einem Kunden eine neue Kundengruppe gibt und einen neuen Auftrag erstellt, greifen die Konfigurationen dieser neuen – der aktuellen Kundengruppe.
Wenn man nun Aufträge kombiniert – zu einem neuen Auftrag und somit einen neuen Auftrag zum Kunden erstellt, berechnet das System beim kombinieren die Summen auf Basis dieser Kundengruppe. Wenn nun aber die “alten” Aufträge einen andere Kundengruppe haben, als jene die aktuell beim Kunden hinterlegt ist, entstehen falsche Summenwerte.
Vorgehen
Nachdem man nun einen neuen Auftrag erstellt hat, bei dem die Summenwerte nicht stimmen, kann man dieses mit wenigen Klicks korrigieren.
1) Dem Kunden eine andere Kundengruppe geben, dann den neuen Auftrag neu aufrufen (F5).
Man erhält im Auftrag neben der Kundengruppe ein rotes Symbol (Ausrufungszeichen), welches anzeigt dass die Kundengruppe des Auftrags nicht mit der des Kunden übereinstimmt. Auf dieses Ausrufungszeichen kann man Klicken. Woraufhin sich ein kleines Fenster öffnet und man die Möglichkeit hat den Auftrag neu berechnen zu lassen.
Siehe Beispiel
2) Anschließend gibt man dem Kunden wieder die Kundengruppe die er haben soll und wiederholt den Vorgang (F5 + neu berechnen) mit dem neuen Auftrag.
Nun stimmen die Summenwerte.
Übrigens … auf dem gleichen Weg kann man auch einen Auftrag von Brutto auf Netto setzen.
Teillieferung …»Statt des Auftragssplitting gibt es in YES-System auch die Teillieferung als Funktion innerhalb des Versandmoduls. Mit einem Klick auf den jeweiligen Artikel, bestimmen Sie direkt in der Versandabwicklung die Menge. YES-System zeigt Ihnen übrigens direkt in der Versandabwicklung die Verfügbarkeit der Artikel an. Das System verwaltet automatisch die Teillieferung. Der Kunde wird entsprechend informiert, dass er folgende Waren erhält und der Rest nachgeliefert wird. Dafür muss kein Auftrag gesplittet werden!
Versandlogistik…» Trackingsnummern im Auftrag. Versandprotokollierung, Steuerung – nix geht raus, was nicht raus soll. Versandmeldungen an die Kunden und die Marktplätze. Jederzeit alle Informationen an einer Stelle. Über den Kunden, den Auftrag, die Paketnummern immer sofort über alle Vorgänge informiert!
Sendungsverfolgung direkt im Auftrag
Nach Versand der Aufträge und Übernahme der Paketnummern ins System, erscheint direkt im Auftrag das Symbol 
.
Ein Klick auf diese öffnet die Sendungsverfolgung des jeweiligen Logistikers (DHL, GLS, DPD, …) in einem neune Fenster.
Rabatte und Skonti
Rabatte / Skonti…» Sie können direkt in einem Auftrag / in der Scannerkasse einen Rabatt (Betrag oder Prozent-Wert) hinterlegen. Skonto und individuelle Zahlungsvereinbarungen werden direkt über die Kundengruppen gesteuert.
Auftragsübersicht
Hier sehen Sie die sofort nutzbaren Informationen und Funktionen der Auftragsbearbeitung aus der YES-System Auftragsübersicht.
