Textbausteine für Ihr integriertes Mailprogramm einsetzen
Textbausteine für MailMaster, Ihre Emailverwaltung in YES-System
Für einheitliche und optimierte Bearbeitung sowie Effizienzoptierung ihrer Kommunikation mit Kunden und anderen Partnern stehen Ihnen in YES-System an diversen Stellen Textbausteine zur Verfügung.
Es gibt also unterschiedliche Typen von Textbausteinen. Und somit auch zwei Stellen im System (je nach Einsatz), wo diese erstellt und verwaltet werden:
- im Contentmanager
- im Textbausteinemenü
Bausteine für Ihre Standardtexte erstellen Sie nebenher in Ihrer E-Mail Korrespondenz über den eingebauten YES-System MailMaster im Menü ‘Textbausteine’.
Typen:
- Vorlagen für E-Mail Texte Ihrer allgemeinen Korrespondenz aus dem Mailmaster
- Statuskommentarversand per E-Mail
- Texte für manuellen Versand des Auftragsstatus direkt beim Auftrag
- Reklamationen- und Retouren-Status
- Bewertungstexte für Ebay
- ….
Darüber hinaus über den Contentmanager:
- Hinweistexte (Kommentare) und/oder Vorlagen für Artikelbeschreibungen
- Konfiguration -> Contentmanager
Für diese Bausteine stehen Ihnen folglich in YES-System diverse Variablen zur Verfügung. Einerseits, damit es Ihre Kunden automatisch mit richtigem Namen anspricht. Zweitens Ihren eigenen Firmen-Namen in der Signatur vollständig, korrekt und rechtskonform angibt. Drittens alle Paketnummern aus Ihren Sendungen automatisch in Ihren E-Mailtext zum Auftrag einfügt. Sowie für viele weitere wichtige Daten richtige und vollständige Informationen übermittelt.
Das E-Mail Fenster vom MailMaster
Per Klick fügen sie danach die Textbausteine ein. Links im Bild unten sehen ferner die selbst gewählten Bezeichnungen für Ihre persönlichen Textbausteine. Wenn Sie eigene Textbausteine anlegen ist es eine gute Entscheidung, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen für die optimale Benennung der Texte.
Variablen
Es gibt weiterhin diverse Variablen für eine dynamische Ansprache Ihrer Kunden.
Bei Beantwortung einer einem Auftrag zugewiesenen Rückfrage oder anderer Rückmeldung kann beispielsweise die Tracking-ID, Paketnummer(n) automatisch vom System eingefügt werden und Ihrem Kunden diese erneut – zusätzlich zur automatischen Versandbenachrichtigung – zugesandt werden.
Auftragsstatus
Des Weiteren können Sie Textbausteine für Auftragshistorien, Statusinformationen für sich und Ihre Kunden hinterlegen.
Welche Ihnen sofort in der Auftragsbearbeitung zur Verfügung stehen. Um Ihren Kunden anschliessend über einen geänderten Status direkt aus dem Auftrag per E-Mail zu informieren.
Die Zuweisung von Textbausteinen zum eigenen Admin-Konto erfolgt in Konfiguration -> User Profil
Textbausteine werden für das System hinterlegt.
Alle Mitarbeiter (Admin) wählen aus den hinterlegten Texten diejenigen aus, die für die jeweils hauptsächlich zu erledigende Arbeit benötigt werden oder erhält diese vom Geschäftsführer, der zuständigen Abteilungsleitung zugewiesen.
Auszug aus dem User Profil
Im User Profil gibt es diverse weitere Einstellungen, um sich seine eigene Arbeitsumgebung optimal und zeitsparend zu gestalten.
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