Dropshipping Prozess (manuell)

Dropshipping Prozess (manuell)

Die kleinen Dinge aus dem Alltag eines Händlers.

Dropshipping als Nutzer … Handel „Heute“ … Der Auftragsprozess … Ich brauche einen Lieferschein …

Hier ein Beispiel für einen „rein manuellen“ Ablauf.

Normalerweise passieren die meisten Schritte in der Praxis mit YES automatisiert. Manchmal gibt es aber Gründe, warum zumindest am Anfang manuell gearbeitet wird. Gerade bei der manuellen Abwicklung müssen die Abläufe – der Auftragsprozess verstanden worden sein, da man YES einen Großteil der Kontrolle untersagt.

Fangen wir einfach ganz vorn an.

1. Der Kunde

Die Basis für jeden Auftrag stellt grundsätzlich der Kunde.
Registriert dieser sich nicht selbst im System (z.B. Webshop), muss er manuell angelegt werden.

Zu einem Kunden entstehen Aufträge.
Zu Aufträgen „kann“ man Lieferscheine erstellen*.

2. Der Kundenauftrag

Wenn man Dropshipping nutzt, lässt man die Ware vom Lieferanten (Hersteller) direkt an den Kunden schicken.
Allerdings ohne, dass der Kunde erfährt woher die Ware kommt.
Dafür muss man bei dem Lieferanten die Ware bestellen und einen Lieferschein zusenden.

Was ist, wenn der Kunde Artikel von mehreren Lieferanten in einem Auftrag bestellt?
*Dann wäre eine Lieferschein aus diesem Auftrag für die Lieferanten nicht zu gebrauchen – denn dieser würde alle Artikel – sämtlicher Lieferanten beinhalten.

Hier kommt der Einkauf ins Spiel!

3. Die Lieferantenbestellungen

Wenn ein Kundenauftrag vorliegt, erstellt man direkt im Auftrag die Lieferantenbestellungen.
Einfach mit ein paar Klicks.

Nun geht man zu den Lieferantenbestellungen – direkt per Link aus dem Auftrag.
Sofern die Daten vollständig im System hinterlegt wurden, sind automatisch die richtigen Einkaufspreise enthalten (wichtig für die spätere Rechnungsprüfung).
Die Artikel in den benötigten Mengen, die Lieferadresse kommen direkt aus dem Auftrag.

4. Dropshipping

Die Lieferantenbestellung verschickt man samt Lieferschein (Begleitschein für den Kunden) per Klick an den Lieferanten (an die in YES hinterlegten, zuständigen Kontakte) und setzt den Status auf bestellt.

5. Warenlieferung / Wareneingang

Ist die Ware beim Kunden angekommen, bucht man den Wareneingang in YES über die Lieferantenbestellung und schickt dem Kunden die Rechnung.
Auch wenn man die Ware nicht im eigenen Lager hat, muss der Vorgang im System abgeschlossen werden (automatisch oder manuell).

6. Die Rechnung

Die Rechnung resultiert aus dem Auftrag.
Ja nach Bezahlart des Auftrags wartet YES auf Geld (z.B. bei Vorkasse) oder gibt den Auftrag für den Versand für den Versand frei (bei Rechnungskauf).
Ist die Bezahlart z.B. Rechnung und hat man die Information vom Lieferanten, dass die Ware versendet wurde, kann man nun die Versandabwicklung durchlaufen und den Kunden dabei automatisch über den Versand per Email von YES informieren lassen (mit der Rechnung als PDF-Dokument im Anhang).
Hierbei ändert YES den Status des Auftrags auf „Abgeholt/Im voraus versendet“.
Alternativ ist auch möglich den Status des Auftrags manuell auf „Abgeholt/Im voraus versendet“ zu setzen.
Dabei vergibt das System automatisch die Rechnungsnummer (FiBu-Nr.).
Nun weiß YES, dass der Auftrag erfüllt wurde und abgerechnet werden kann.
Hat man die Versandabwicklung nicht genutzt, schickt man dem Kunden die Rechnung direkt aus YES mit einem weiteren Klick.
YES wartet nun auf den Geldeingang, um den Vorgang abschließen zu können.

7. Die Lieferanten Rechnung (Buchhaltung)

Für die Buchhaltung gilt es nun die Lieferantenrechnung zu prüfen.
Schickt der Lieferant (Hersteller) die Rechnung für die Warenlieferung, muss diese mit der Lieferantenbestellung abgeglichen werden.
Stimmen die Artikel, die Preise und Mengen?!
Ist dieses der Fall, erzeugt man aus der Lieferantenbestellung eine Lieferantenrechnung und schließt damit in YES den Bestellvorgang ab.
Nun kann man die Rechnung des Lieferanten begleichen.
Gibt es allerdings Abweichungen, müssen diese geklärt werden!

8. YES wartet auf den Geldeingang (Mahnwesen)

Der Auftrag steht in diesem Beispiel im Status „Abgeholt/Im voraus versendet“.
Übrigens … sollte das dynamische Mahnwesen aktiv sein, versendet YES automatisch Zahlungserinnerungen und Mahnungen an den Kunden!
Ist es nicht aktiv – dann nicht. Werden die Zahlung nicht importiert, muss man den Auftrag manuell abschließen.

9. Den Auftrag abschließen (Buchhaltung)

Der Auftrag muss abgeschlossen werden.
Hat der Kunde bezahlt, muss man dieses YES mitteilen, um den Vorgang abzuschließen.
Diese erfolgt über die Zahlungseingangsprüchung (ZEP) per Import und Zuweisung der Zahlung zum Auftrag.
Macht man dieses nicht über die ZEP (kein Import), muss der Vorgang manuell erfolgen.
Hierfür kann man den Status des Auftrags auch manuell auf „Abgeschlossen setzen“.
Damit ist der Auftragsprozess für YES beendet.

 

Tipp:

Wenn man von einem Kunden eine schriftliche Bestellung vorliegen hat, kann man diese als Anhang (Attachment) direkt im Auftrag ablegen. Bei Artikeln kann zusätzliche Detailinformationen (z.B Spezifikationen, Aufbauanleitungen) ebenfalls hinterlegen. Diese werden nicht im Artikel, sondern im Dateimanager hochgeladen. Im Artikel selbst kann man nun diese Datei mit dem Artikel verbinden. So hat man alle Daten im System und somit jederzeit zur Hand, ohne suchen zu müssen.

Screens

Attachement zum Auftrag

Dateimanager

Dateien zum Artikel hinzufügen

 

Wer mehr über den Aufragsprozess wissen möchte, findet „hier ein animiertes Prozessmodell“

 


Hier geht es weiter zum Dateimanager

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