Inventur Überblick der Inventurarten mit jeweiligen Vorzügen

Inventur Überblick der Inventurarten mit jeweiligen Vorzügen

Übersicht unterstützter Inventurmodelle

Stichtagsinventur oder lieber permanente Inventur?

Bei der Inventur über YES-System sprechen wir von einer körperlichen Inventur.
Es geht hierbei um die Erfassung der Warenbestände und deren anschließenden Bewertung.

Die Inventur kann in YES-System getrennt nach Lagern und auch unabhängig vom Stammlager in Filialen, deren Lagern durchgeführt werden.

Ja nach Unternehmensgröße (Umsätzen) sind Sie darüber hinaus zur Bilanzierung und somit zu einer Inventur gesetzlich verpflichtet. Da Ihr Warenbestand einen Teil des Unternehmensvermögens ausmacht und eine Steigerung der Werte zum Vorjahr eine Steigerung des Gewinns bedeutet, spielt die Inventur in diesem Fall schon rein steuerlich eine sehr wichtige Rolle.

Aus der Inventur ergeben sich aber auch Vorteile, Chancen und wichtige Informationen und Erkenntnisse.
Neben Abschreibungen*, Bewertung Ihrer eigener Lagersituation ergeben sich jedoch Erkenntnisse, die für gezielten Abverkauf bestimmter Artikel hilfreich sind. Welche Sie gezielt für eine Marketing- oder Vertriebskampagne nutzen können.

* Artikel, die Sie im Geschäftsjahr nicht verkauften, sollten Sie wertberichtigen.

Nebenher liefert Ihnen der entsprechende Export (Exportmodule) die Information. Damit Sie wissen, was abgeschrieben wird und welche Artikel Sie gezielter vermarkten.

Es gibt im Wesentlichen zwei unterschiedliche Arten:

  1. Stichtaginventur
  2. Permanente Inventur

Es bleibt Ihnen überlassen, entweder eine Stichtagsinventur oder die Permanent-Inventur durchzuführen.
Für beide Szenarien stehen entsprechende Funktionen, Übersichten sowie Im- und Exporte zur Verfügung.

Zum Geschäftsjahresende erzeugen Sie in beiden Fällen einen Bestandsexport. Der Ihnen alle Daten liefert, die Sie für eine Bewertung und Auswertung benötigen. Aus dem Sie natürlich lernen, um im folgenden Jahr noch besser agieren zu können.

In diesem erhalten Sie unter Anderem zudem Informationen über aktuelle Angebote auf Ihren Marktplätzen. Sowie ggf. noch offene Bestellungen bei Ihren Lieferanten.

„AlleVorgänge werden von YES-System protokolliert und können dadurch jederzeit nachvollzogen werden“.

Die Stichtagsinventur

Hierbei geht es um die Erfassung sämtlicher Warenbestände an einem oder mehreren auf einander folgenden Tagen.

Nachteile:

  • Sie führt zu einem großen Arbeitsanfall, da man dem Tagesgeschäft nicht nachkommen kann.
  • Der Verkauf in Internet kann mit YES-System aber trotzdem ohne Unterbrechung weiterhin erfolgen.
  • Das Risiko von Aufnahmefehlern ist durch das Volumen relativ hoch.

Vorteil:

  • Man erhält in einem sehr kurzen Zeitraum die aktuellen Warenbestände
Vorbereitungen:
  • Schließen Sie alle Vorgänge ab, die eine physikalische Warenbewegung verursachen – Versand und Warenausgaben.
  • Stellen Sie sicher, dass sich keine Ware im Lager befindet, die bereits ausgebucht wurde.
  • Erstellen Sie einen aktuellen Bestandsexport (zwecks Bilanzierung) und den Export Artikel-Lagerplätze für die Inventur selbst.
  • Erstellen Sie sich Zähl-Listen, die lediglich die Lager und Regale, ggf. noch die Lagerplätze beinhalten (Basis Export Artikel-Lagerplätze) UND die Namen derer die gezählt, bzw. geschrieben haben, samt Datum.
    • Vermeiden Sie dass Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen zu schätzen.
    • Geben Sie Ihnen keine Informationen darüber, was auf den Lagerplätzen in welchen Mengen liegen soll!
    • Im Idealfall arbeiten immer zwei Zusammen.
    • Die Zähl-Listen werden von beiden unterschrieben. Dabei wird vermerkt wer, wann gezählt und geschrieben hat.
  • Sorgen Sie dafür, dass die Zähl-Listen von min. einem weiteren Mitarbeiter direkt in einer Tabellenkalkulation (MS Office Excel, Open Office Calc, Libre Office Calc) erfasst werden UND dass die Möglichkeit der unmittelbaren Nachfrage bei den Zählenden/Schreibenden möglich ist.
Vor dem Einspielen der Bestände:
  • Setzen Sie im System für alle Artikel einen Inventurbestand von „0 Stk.“. Wirklich bei allen Artikeln!
    • Dieses ist zwingend erforderlich um sicher zu gehen, dass nach dem Import, der Eingabe der Bestände – sich nur noch Bestände im System befinden, die auch gezählt wurden!
  • Als letzen Schritt importieren, bzw. geben Sie die Bestände ins System ein.
Nachbereitung:
  • Erstellen Sie sich einen neuen aktuellen Bestandsexport.
    • Anhand der der Exporte vor der Inventur und derer nach der Inventur, können Sie nun Ihr Warenlager bewerten.
    • Sie erkennen Differenzen, die Sie in YES-System analysieren können. Das System gibt Ihnen Aufschluss über alle Aktivitäten.
    • Nutzen Sie die Informationen für eine Optimierung Ihres Geschäfts und eine gezielte Vermarktung Ihrer Produkte.

Die permanente Inventur

Der Vorteil der permanenten Inventur liegt darin, dass die körperliche Bestandsaufnahme über das ganze Jahr verteilt und sinnvoll geplant werden kann. Sie erhalten eine ständige aussagekräftige Übersicht über den tatsächlichen Lagerbestand nebst Warenbewegungen durch Kauf/Verkauf. Einzelne Warengruppen, Bereiche im Lager, Produkte bestimmter Lieferanten können gezielt erfasst werden.

Allerdings ist es nur eine Ergänzung und dies kann folglich eine umfassende Inventur nicht ersetzen.

Erst durch eine Stichtag-Inventur lässt sich der tatsächliche Erfolg oder auch Misserfolg eines Unternehmens in Zahlen messen – ausdrücken.

Hier eine einfache Formel zur Errechnung der Eigenkapitals:

Vermögen – Schulden (Fremdkapital) = Eigenkapital

TIPP:

  • Nutzen Sie die Inventur als Gelegenheit, um „Klar-Schiff“ zu machen.
  • Planen Sie Zeit und benötigte Mitarbeiter großzügig ein.
  • Werten Sie Ihre Waren wirklich zeitnah sowie unmittelbar aus.
  • Starten Sie direkt mit Marketing-  und Vertriebskampagnen, um Waren mit geringem Umschlag am Markt verstärkt anzubieten.
  • Nutzen Sie abgeschriebene Waren für Sonderangebote.
  • Trennen Sie sich von „Schrott“.
    • Dieser macht nur Arbeit und verursacht Lagerhaltungskosten.

Bei weiteren Fragen zur Umsetzung, Beurteilung, ggf. einer Neuausrichtung Ihres Unternehmens, kommen Sie bitte auf uns zu.


Weitere interessante Punkte zur Inventur- und Lagerthematik finden Sie dort:

Artikelbestand erfassen, effektiv überall mithandeln

Lagerverwaltung vereinfachen und beschleunigen: verbessern

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